Prestatie beoordelingen hebben waarde voor zowel werknemers als werkgevers, ze laten zien wat wel en niet werkt en houden iedereen op de hoogte daarvan. Prestatiebeoordelingen van medewerkers zijn belangrijk voor elk bedrijf, maar hun effectiviteit hangt af van hoe ze worden uitgevoerd. Ze kunnen de medewerkers in staat stellen nieuwe hoogten te bereiken, of ze kunnen ze wegjagen uit je bedrijf. Een goede beoordeling helpt jouw ​​werknemers groeimogelijkheden en potentiële verbeterpunten te identificeren zonder de relatie tussen werknemer en manager te schaden, maar het schrijven van een goede beoordeling is niet eenvoudig. Managers krijgen vaak onvoldoende advies over hoe een effectieve en uitgebreide beoordeling eruitziet.

Daarnaast worstelen kleine bedrijven vaak met beperkte middelen. Voor een bedrijf met 1.000 werknemers dat nauwkeurige en nuttige prestatiebeoordelingen uitvoert, is een fulltime HR-staf van 14 ideaal. Zelfs een bedrijf met 100 werknemers heeft een fulltime persoon nodig die prestatiegegevens verzamelt van managers, die gemiddeld drie uur aan elke beoordeling van een werknemer zouden moeten besteden.

Hoe werkt een functioneringsgesprek van een medewerker?

Een prestatie beoordeling door een werknemer, ook wel prestatie-evaluatie genoemd, is een formele beoordeling van het werk van een werknemer in een bepaalde periode. In een prestatiebeoordeling van werknemers evalueren managers de algehele prestaties van die persoon, identificeren ze hun sterke en zwakke punten, geven ze feedback en helpen ze bij het stellen van doelen. Werknemers hebben doorgaans de mogelijkheid om vragen te stellen en feedback te delen met hun manager. Ze kunnen ook een zelfevaluatie invullen als onderdeel van het prestatie beoordelingsproces.

Hoewel prestatie-evaluaties traditioneel jaarlijkse beoordelingen waren, gaan meer bedrijven over op driemaandelijkse, maandelijkse of zelfs wekelijkse feedback. Sommige organisaties hebben het formele proces voor prestatiebeoordeling volledig geëlimineerd en vervangen door regelmatige, informele een-op-een check-ins met het management.

Ongeacht hoe vaak of op welke manier jouw bedrijf prestatiebeoordelingen doet, deze vergaderingen moeten zowel werknemers als managers ten goede komen. Werknemers krijgen een beter inzicht in wat ze goed doen en waar ze kunnen verbeteren, en ze kunnen vragen stellen of feedback geven aan hun managers. Op hun beurt hebben managers de mogelijkheid om verwachtingen met hun team te communiceren, problemen te corrigeren voordat ze escaleren, en de betrokkenheid en motivatie te vergroten.

Wat op te nemen in een functioneringsgesprek van een werknemer?

Ongeacht de branche bevatten de meeste beoordelingen van werknemers een beoordeling van deze vaardigheden:

– Communicatie

– Samenwerking en teamwork

– Probleemoplossing

– Kwaliteit en nauwkeurigheid van het werk

– Aanwezigheid, stiptheid en betrouwbaarheid

– Het vermogen om doelen te bereiken en deadlines te halen

Een beoordeling moet ook bedrijfsspecifieke of functie-specifieke competenties omvatten, evenals de prestaties en bijdragen van de werknemer aan hun rol of organisatie. Nadat je de belangrijkste beoordelingsgebieden hebt behandeld, moet je ze allemaal evalueren om een ​​beeld te krijgen van de algehele prestaties van de werknemer. De manier waarop je deze informatie opmaakt en organiseert, is aan jou en aan de behoeften van jouw bedrijf. 

Zodra je klaar bent met het beoordelingsproces, stel je een tijd in om de bevindingen met elke medewerker te bespreken. Het kan handig zijn om een ​​schriftelijke kopie van de evaluatie te hebben als referentie en om de vergadering ‘on point’ te houden. Zorg voor transparante feedback, waar nodig met voorbeelden, en geef de medewerker voldoende tijd om vragen te stellen of feedback te geven.

Hoe prestatiebeheersoftware kan helpen

Om de financiële last voor een kleine bedrijf te verminderen, kun je overwegen om prestatiebeheersoftware te integreren in het jaarlijkse beoordelingsproces. Een kwaliteitsprestatiebeheersysteem levert real time rapporten en verbetert de samenwerking tussen medewerkers en managers. Het platform helpt bij het voltooien van het proces en slaat de resultaten op voor latere beoordeling. Maar zelfs met een dergelijk programma moet je nog steeds weten wat je moet zeggen en hoe je het moet zeggen als je wilt dat jouw beoordelingsproces leidt tot meer betrokkenheid en behoud van medewerkers.

Geef regelmatig informele feedback

Hoewel prestatiebeoordelingen doorgaans een of twee keer per jaar plaatsvinden, mag feedback niet worden beperkt tot die korte beoordelingsperioden. Je moet het hele jaar door consistente beoordelingen aanbieden, zodat je niet voor verrassingen komt te staan ​​tijdens de beoordeling.

Overrompel je personeel niet in een prestatiebeoordeling. Dit zou niet de eerste keer moeten zijn dat ze van je horen dat ze niet presteren zoals verwacht. Wees duidelijk in het schrijven en verzenden van agenda punten en het stellen van verwachtingen en de toon voor de vergaderingen. Je moet ook voortdurend notities maken over de prestaties van werknemers, vooral wanneer er geen prestatiebeoordelingen in het verschiet liggen!