Een office manager heeft een breed takenpakket. Zo houdt hij of zij toezicht op het personeel, implementeert nieuwe procedures, onderhoudt administratieve systemen, zorgt voor verwerking van het bedrijfsafval en werkt nauw samen met andere afdelingen zoals personeelszaken of juridisch adviseurs.

Taken en verantwoordelijkheden van de officemanager omvatten het plannen van vergaderingen en afspraken, het op orde houden van kantoorbenodigdheden, het begroeten van bezoekers, zorgen dat het MKB-afval goed wordt verwerkt en het bieden van algemene administratieve ondersteuning aan de medewerkers. Een succesvolle office manager moet ook ervaring hebben met een verscheidenheid aan kantoorsoftware (e-mailtools, spreadsheets en databases) en administratieve taken nauwkeurig kunnen uitvoeren.

Functie omschrijving van een office manager

Voor het organiseren en coördineren van administratieve taken, kantoorprocedures en vele andere algemene taken moet je op zoek naar een office manager. Voor die rol is het creëren en onderhouden van een prettige werkomgeving een belangrijke taak, waarbij een hoge mate van organisatorische effectiviteit, communicatie en veiligheid moet worden gewaarborgd. Uiteindelijk moet de office manager in staat zijn om de goede werking van het kantoor te garanderen en te helpen bij het verbeteren van de bedrijfsprocedures en de dagelijkse werkzaamheden.

Tot de taken van de Office Manager behoren:

• Plannen van vergaderingen en afspraken op kantoor
• Het organiseren van de kantoorindeling en het bestellen van kantoorbenodigdheden zoals briefpapier
• Onderhouden van het kantoor en het regelen van noodzakelijke reparaties
• Werk samen met HR om het kantoor bij te werken en te onderhouden
• Organiseren van kantooractiviteiten en procedures
• Coördineren met de IT-afdeling wat betreft de kantoorapparatuur
• Ervoor zorgen dat alle artikelen op tijd worden gefactureerd en betaald

De verantwoordelijkheden van een office manager omvatten ook het verstrekken van informatie aan werknemers en het faciliteren van communicatie tussen afdelingen. De omvang van de taken is echter afhankelijk van het soort bedrijf. Sommige functies vereisen administratieve taken, zoals het beheren van voorraden, het plannen van vergaderingen en het organiseren van het kantoor. Andere taken kunnen salarisadministratie, het bijhouden van tijd en het beheren van uitgaven en budgetten met zich meebrengen.

Wat maakt een goede office manager?

Een goede office manager is meer dan alleen een efficiënte assistent. Een goede office manager heeft een gezond oordeel en sterke communicatieve en probleemoplossende vaardigheden nodig. Ze moeten een leider zijn met veel geduld om met alle aspecten van hun werk om te gaan.

Met wie werkt een Office Manager samen?

Officemanagers werken samen met administratieve assistenten, kantoorassistenten, HR-assistenten en receptionisten. Ze rapporteren over het algemeen aan eigenaren, directeuren of afdelingshoofden.