Met deze tips wordt je kantoor papierloos

paperless office

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om papierloos te gaan werken. De paperless trend is niet nieuw; al jaren kiezen organisaties voor het overschakelen op papierloos werken. Grootste omschakeling is uiteraard het uitbannen van het gebruik van papier. Het is immers best aantrekkelijk om snel even een printje van een rapport te maken. Maar de beste oplossing voor dit probleem is door alle documenten te digitaliseren. Door documenten digitaal op te slaan, kunnen deze gedeeld worden met je bevoegde collega’s. Zo voorkom je dat informatie bij mensen terechtkomen die eigenlijk geen toegang tot de informatie zouden moeten hebben. En het heeft ook nog een ander voordeel; nooit meer zoeken naar informatie tussen enorme stapels papieren.

Paperless werken

Paperless werken vergt enige discipline. Alle documenten zijn toegankelijk voor de bevoegde medewerkers via de cloud. Het is niet meer nodig om naar kantoor te komen om documenten op te halen die je daar hebt laten liggen. Met paperless werken kun je eenvoudig alle documenten online op je smartphone of tablet opvragen. Dit is dus een manier om digitalisering door te zetten. Papierloos werken heeft ook een ander groot voordeel; je spaart er het milieu mee. Doe je het goed, dan print je het liefst helemaal nooit meer. Want er zijn genoeg digitale toepassingen en softwaresystemen waarmee je gemakkelijk digitaal informatie kan opslaan en monitoren. Papieren dossiers en notitieblokken zijn dus niet meer nodig. Met onderstaande tips kun je zelf ook paperless gaan werken.

Geef het goede voorbeeld

De eerste tip om je collega’s mee te krijgen in paperless werken is door zelf het goede voorbeeld te geven. Mensen zijn gewoontedieren en de kans is groot dat in het begin iedereen zich aan zijn oude gewoonten houdt. Even een printje maken is zo gebeurd en mensen zijn gewend om van papier te lezen. De meeste mensen die nog met papier werken, zijn de managers zelf. Daarmee geef je als manager het slechte voorbeeld naar je collega’s. Technisch is het geen probleem op volledig papierloos te werken. Er zijn voldoende digitale oplossingen om documenten digitaal – liefst centraal – op te slaan.

Stop met papieren printen

Een voordeel van papierloos werken is uiteraard het uitbannen of verminderen van papier op kantoor. Op die manier kun je voorkomen dat je documenten moet zoeken in enorme stapels papieren. De eerste stap naar een paperless office is dus het stoppen met printen. Zelfs als je bijvoorbeeld een contract aangaat, kun je deze door de partijen digitaal laten ondertekenen. Printen is dus echt niet meer nodig.

Werk samen met je collega’s

Op weg gaan naar een papierloos kantoor betekent samenwerken. Juist door geen papieren meer te printen wordt samenwerken gemakkelijker. Want de documenten kun je eenvoudig digitaal opslaan en beschikbaar maken op een centrale plek. Zo kun je altijd met je collega’s samenwerken, ook als deze fysiek niet op kantoor zijn. Dit is vooral handig als je gaat samenwerken met externe partners. De documenten kun je immers gedigitaliseerd beschikbaar maken of juist inzien. Daardoor kunnen collega’s en medewerkers alle informatie die ze nodig hebben ophalen via hun smartphone, tablet of desktop.

Bonus: Vergroot de veiligheid met papierloos werken

Een extra bonus die je krijgt door met minder papier te gaan werken: in de digitale werkomgeving kun je de informatie delen naar bevoegde medewerkers. Op die manier kunnen andere medewerkers eventuele gevoelige documenten niet inzien. De documenten worden dus veilig opgeborgen en daarmee is de kans dat je ze kwijtraakt vrij klein. Daarbij is natuurlijk wel de voorwaarde dat je de processen van begint tot het eind digitaliseert. De kans is dan kleiner dat er door menselijk handelen een fout ontstaat. Bovendien kunnen papieren in kantoorruimtes gestolen worden of simpelweg zoekraken. Door je kantoor papierloos te maken vergroot je de veiligheid.

Aanbevolen artikelen