Reorganiseren is een moeilijk proces, zowel voor jezelf als voor je personeel. Soms is het echter nodig om je bedrijf gezond de toekomst in te loodsen. Een goede voorbereiding, planning en communicatie zijn daarbij erg belangrijk. In moeilijke tijden heb je verschillende opties zoals het besparen op luxe-uitgaven als personeelsuitjes. Helpt dit onvoldoende, dan is reorganiseren met behoud van banen misschien een optie. Hierbij verleng je tijdelijke contracten niet en personeel dat uit zichzelf vertrekt wordt niet vervangen. Gaat de reorganisatie van je bedrijf banen kosten? In onderstaand stappenplan lees je hoe je hier zo goed mogelijk je personeel bij betrekt.

Het is dus belangrijk dat je je personeel betrekt in een reorganisatie, begin daarbij met helder te vertellen waarom je moet reorganiseren. Vanwege de corona crisis of de slechte economie is dan niet voldoende. De echte reden voor een reorganisatie is dat je wilt dat je bedrijf goed blijft presteren, zodat er voor zoveel mogelijk mensen werk is. 

Je kunt beginnen met een regeling aan je personeel aan te bieden

Je kunt ervoor kiezen om op een reorganisatie voor te sorteren en je personeel een vertrekregeling aan te bieden. Stel je moet 40% bezuinigen op loonkosten. Dan kun je mensen nu de mogelijkheid geven om te vertrekken. Wijs hen op de transitievergoeding en eventuele begeleiding bij het zoeken naar een nieuwe baan. Je laat hiermee zien dat je je mensen belangrijk vindt. Je bent transparant, waardoor je meer vertrouwen krijgt, ook van je overige personeel.

Houd er rekening mee dat een reorganisatie gemiddeld een half jaar duurt. Een half jaar is niet altijd realistisch voor kleinere bedrijven: van een langdurige reorganisatie raakt je personeel gedemotiveerd. Beslis in deze fase ook of je een sociaal plan opstelt. In een sociaal plan kun je de gezamenlijke regelingen en voorzieningen voor het achterblijvende en vertrekkende personeel vastleggen.

Maak een plan met een klein intern team

Maak je plan van aanpak met een klein team. Betrek hierbij ook de eventuele directieleden/eigenaren, personeelszaken en het liefst schakel je ook een externe adviseur in, zoals een management consultant. Vraag leidinggevenden of ze informatie kunnen geven over werknemers. Door leidinggevenden er vroeg bij te betrekken, bereid je hen voor op vragen van hun medewerkers.

Nu is het tijd om de reorganisatie aan iedereen bekend te maken, realiseer je daarbij dat dit werknemers onzeker kan maken. Dit vang je deels op door duidelijk uit te leggen waarom je reorganiseert, welke stappen je gaat nemen en wanneer. Onduidelijkheid of verzachtende woorden helpen hierbij niet. Het is geen leuke boodschap die je je medewerkers brengt. Toch is het belangrijk dat je ze goed informeert. Geef je personeel tijd en ruimte om te reageren, onzekerheden te delen en vragen te stellen. Beantwoord ook lastige vragen, zodat je jouw personeel het gevoel geeft dat jullie samen deze ingrijpende periode doorgaan, en dat ze er niet alleen voor staan.

Stel nu zo snel mogelijk een groter team samen dat als klankbord werkt. Vraag hiervoor ook leidinggevenden en werknemers. Zo weet je welk gevoel er leeft op de verschillende niveaus in de organisatie en welke vragen er zijn.. Een oudere werknemer met een jarenlang dienstverband heeft andere vragen en gevoelens dan een jong personeelslid van wie je de tweede werkgever in zijn loopbaan bent. Bied ook mentale of psychische opvang. Het helpt je personeel als ze met een onafhankelijk persoon in vertrouwen hun zorgen kunnen delen. Als leidinggevende help je door je waardering te laten zien met een complimentje of een klein gebaar. Voer met iedereen regelmatig een persoonlijk gesprek. 

Wie mag blijven en wie moet vertrekken?

Selecteer welk personeel mag blijven. Verlies van werk zorgt voor een rouwproces, waar iedereen op zijn eigen manier doorheen gaat. Iemand vertellen dat hij ontslagen is, doe je daarom zo zorgvuldig mogelijk. Neem dan ook de tijd en communiceer open. Laat zien dat je er voor je personeel bent door te luisteren. Bied mentale of praktische hulp aan. Een gesprek om zorgen en emoties te delen. Help bijvoorbeeld met de voorbereiding op een sollicitatiegesprek, het aanmaken van een LinkedIn-profiel of updaten van het cv.

Zorg voor een waardig afscheid met een persoonlijk element. Stuur bijvoorbeeld een handgeschreven kaart.

In de laatste fase breng je je personeelsadministratie op orde. Werknemers die het bedrijf verlaten, dragen hun werkzaamheden over. Werknemers die blijven, laat je als dit nodig is om- of bijscholen. Je hebt nu tijd om de nieuwe organisatie vorm te gaan geven. Kijk samen met je personeel hoe je hetzelfde werk met minder mensen gaat doen. Of beslis welke werkzaamheden minder belangrijk zijn in de nieuwe organisatie.